Rust in de zomer, regie in het najaar: waarom dit hét moment is om je vaccinatiecampagne te digitaliseren
De zomermaanden in een huisartsenpraktijk zijn vaak een uitdaging. De vakantieplanning moet rondkomen, de bezetting is krap en de zorg voor patiënten en toeristen loopt gewoon door. Bij Vcare helpen we je de komende tijd graag op weg met praktische zomertips en slimme tools van collega-huisartsen om de werkdruk te verlagen.
Echte rust in de zomer creëer je door nu alvast die grote, terugkerende stressfactor van het najaar te tackelen: de jaarlijkse oproepen voor de griep- en pneumokokkenvaccinatie.
Elk jaar opnieuw kost deze logistieke operatie bergen energie. Lijstjes bijhouden, duizenden brieven versturen, niet weten of de uitnodiging wel is aangekomen en geen inzicht in wie er wel of niet komt opdagen. En dan nog dat scannen of handmatig registreren in het HIS. Veel praktijken vroegen ons: “Kan dat in 2026 niet makkelijker?” Het antwoord is: JA. Met Sendi Vaccinaties regel je de gehele campagne online. En de resultaten uit de praktijk bewijzen dat het werkt.
Praktijkmanager bij HP Van den Berg in Zoetermeer
De bewijslast: wat levert digitaal uitnodigen op?
Tijdens de pilot van Sendi Vaccinaties in 2025 werden bijna 40.000 patiënten volledig digitaal uitgenodigd. In plaats van de traditionele uitnodiging per brief, ontvingen de patiënten nu een sms-bericht met de uitnodiging voor hun vaccinatie. Patiënten konden hun afspraak inplannen, bevestigen, wijzigen of weigeren.
De belangrijkste conclusie? De winst zit niet alleen in minder papier en kosten, maar vooral in de rust en het overzicht die het oplevert voor het hele praktijkteam.
Deelnemende praktijken gaven drie grote voordelen aan:
- Meer controle en realtime inzicht. Je bepaalt zelf het tempo, de planning en de inhoud van de uitnodigingen. Vervolgens zie je in het dashboard in één oogopslag wie de uitnodiging heeft geopend, wie heeft bevestigd en wie nog niet. Patiënten die de uitnodiging niet hebben gelezen, of geen 06-nummer hebben, krijgen alsnog een brief.
- Een hogere opkomst. Door laagdrempelige communicatie en een afspraakherinnering vlak voor de prikafspraak, stijgt de opkomst. Jeannette Coenraad-Cok, praktijkmanager bij HP Van den Berg in Zoetermeer, kon het bijna niet geloven: “Dit heb ik nog nooit gezien. We hebben gewoon nul vaccinaties over. Volgend jaar doen we weer mee!”
- Duurzame en kostenbesparende praktijkvoering Geen rondslingerende papieren brieven meer en een lager tarief per patiënt. Dat is goed voor het milieu én voor het praktijkbudget.
Toegankelijk voor iedereen (zonder DigiD)
Een veelgehoorde zorg bij digitalisering is de toegankelijkheid voor ouderen of laaggeletterden. Sendi heeft dit opgelost door te werken zonder DigiD-inlog. Patiënten openen simpelweg een beveiligde, persoonlijke link via sms of e-mail.
Dit systeem is positief getoetst door de Taalambassadeurs van Pharos (als onderdeel van de Digizo.nu-toetsing). Dat de praktijk dit ook zo ervaart, bevestigt praktijkmanager Mireille Verzoek (Huisartsenpraktijk J.G. Borgman): “Erg tevreden over Sendi Vaccinaties. Onze populatie, veel patiënten met een lage SES, konden prima overweg met de sms’jes en het bevestigen van de afspraken.”
Koppeling met de Operator
Voor en na de vaccinatiecampagne bellen veel patiënten naar de praktijk met vragen, wijzigingen of om iets door te geven naar aanleiding van hun vaccinatie-uitnodiging. Dit kost de assistentes elk jaar weer veel tijd. Daar gaan we jullie bij helpen!
Dankzij de koppeling tussen onze Operator en Sendi Vaccinaties, open je tijdens zo’n telefoongesprek met één klik de juiste patiënt in de vaccinatiecampagne, inclusief de uitnodiging en afspraakinformatie. Deze koppeling wordt naar verwachting in augustus gerealiseerd.
De assistente hoeft dus niet meer te zoeken in verschillende systemen en kan de patiënt direct helpen en een notitie maken. Dat scheelt veel tijd en zorgt voor meer rust aan de telefoon.
Nu regelen is relaxed op vakantie gaan
Het lijkt misschien vroeg, maar juist nu al starten met de voorbereidingen voor de vaccinaties maakt straks het verschil. Suzanne Klarenbeek (huisartsenpraktijk Dorine Verschure) noemt het dan ook heel duidelijk “een systeem voor de toekomst.”
Als je de overstap nu maakt, richt je de campagne straks in je eigen tempo in. Zodra de zomer echt losbarst, staat de basis als een huis. Zo ga jij straks met een gerust hart op vakantie.
Meer weten over Sendi Vaccinaties en de koppeling met Vcare?
Meld je aan via de link hieronder en ontvang meer informatie over Sendi Vaccinaties inclusief de opname van het webinar waarin een live demo van Sendi Vaccinaties is gegeven. Klik daarvoor hier.
