Klantcase: Spoedzorg Huisartsenpost Zaanstreek Waterland

“Onze Huisartsenposten (HAP’s) bestaan al 20 jaar. In die tijd hebben we al eerder op het punt gestaan over te stappen naar Vcare, maar toch voor een andere partij gekozen omdat we dachten dat hun oplossing de toekomst was. Nu zitten we in die toekomst en bleek het een gok die niet goed is uitgepakt. Daarom hebben we nu wel voor Vcare gekozen. Deze keuze was snel gemaakt: Vcare is absolute marktleider onder de HAP’s en andere HAP’s zijn erg tevreden. Het is een stabiel en betrouwbaar platform. Met onze eisen kwam Vcare eigenlijk als beste en als enige uit de bus.

De overstap voor spoedzorg

Binnen onze organisatie hebben we weinig wisselingen in de ICT gehad. De overgangen die we hadden waren ingrijpend. Tien jaar geleden ging de telefonie-overstap namelijk niet soepel. Maar in april is onze HIS (Huisartsen Informatie Systeem) gewisseld. Hoewel die overstap goed ging was het erg ingrijpend, waardoor we toch een beetje gespannen waren. Daarom was de overstap naar het Vcare platform een uitdaging voor ons. Gelukkig is dit soepel verlopen, hier zijn we erg blij mee.

Wat wel anders had gekund voor ons was de planning. Bij de overgang van onze HIS was deze heel strak en ingekaderd. Dat hadden we ook fijn gevonden voor onze overstap naar het Vcare platform, evenals een tijdlijn. We konden wel al onze vragen stellen, waardoor we via de mail wel antwoorden kregen. De medewerkers van Vcare waren bereidwillig en behulpzaam, de Engineers en Customer Service Manager hebben ons geweldig geholpen. Het was ook makkelijk om contact met ze op te nemen. Uiteindelijk is onze overstap soepel verlopen.

Eerste indruk

Onze eerste indruk van het Vcare platform is zeer positief. Het belangrijkste is dat onze doktersassistenten en triagisten er mee kunnen werken, dat het platform ze bevalt en dat het gebruiksvriendelijk voor ze is. Ik kan het wel mooi vinden, maar ik ben niet de gebruiker. Onze gebruikers zijn enorm blij. Het platform is eenvoudig in het gebruik waardoor ze het meteen snappen. De mogelijkheid om patiënten terug te plaatsen in de wachtrij en beeldbellen pakken ze al op. Ook kunnen we nu de telefoon voor beide locaties opnemen, waardoor onze locaties elkaar kunnen ontlasten. We hebben meer overzicht en kunnen patiëntvriendelijker werken.

De integratie met Topicus en het terugluisteren van gesprekken met de Vcare Recorder maakt ons werk makkelijker. Daarbij is ook de kwaliteit van onze gesprekken omhoog gegaan. De gesprekken zijn goed terug te horen en makkelijk terug te vinden. Onze medewerkers zijn hier erg blij mee, vooral onze auditor en kwaliteitsmanager!

Als Manager Spoedzorg ben ik heel blij met de Vcare Reporter. Eerder maakte ik veel gebruik van Excel, maar nu krijg ik meer in beeld. Ik kan nu filteren in de Reporter op bijvoorbeeld wachttijden, locatie en tijdstip. Dit kan ik gebruiken om ons dienstrooster te optimaliseren en capaciteit te vergroten wanneer nodig. Als Manager Spoedzorg is dat waar je naar kijkt: de juiste benodigde capaciteit kunnen bieden op het juiste moment.

Controle

Het Vcare platform geeft ons ook meer controle. Zo kunnen we nu zelf de meldteksten aanpassen in PIM en zien we dit ook meteen terug. Dit biedt ons de mogelijkheid om actuele informatie toe te voegen in de meldtekst. We kunnen bijvoorbeeld in de meldtekst al vragen of patiënten met koorts hun koorts alvast op willen meten. Dit scheelt ons weer tijd. Ook voor de noodprocedure is dit prettig. Met calamiteiten kun je direct schakelen naar een andere meldtekst, bijvoorbeeld een meldtekst met het verzoek om 112 te bellen. Het geeft ons meer controle doordat we dit zelf kunnen regelen, we hoeven de ICT niet in te schakelen.

Voor verdere noodprocedures ligt er ook een goed plan. Door middel van mobiele telefoons kunnen we overgaan op 4G. Het is een kwestie van inloggen met een eigen code op de wachtrij. Dit kunnen we zelfs thuis gebruiken. Dat is een mooie bijkomstigheid, want nu kunnen we ook gaan thuiswerken. Eerder kon dat niet, vooral met zelfisolatie in de pandemie was dit lastig. Maar de beschikbaarheid van thuiswerken zorgt ervoor dat aanwezigheid op kantoor geen vereiste meer is voor onze medewerkers, waardoor we situaties met capaciteitsproblemen ook makkelijker op kunnen lossen.

Het voelt een beetje alsof wij jaren onder een steen geleefd hebben met onze telefonie. Tien jaar geleden wilden we dit, zoals het Vcare platform is, al. Daarom waarderen we heel erg wat we nu hebben. Het was altijd al onze wens en nu is het uitgekomen.”